Bei CI-Daten handelt es sich um „Codierte Informationen“ (CI), die in der EDV erzeugt werden. Sie bestehen aus Zeichenfolgen wie Buchstaben und Zahlen, die von der EDV gelesen und interpretiert werden können. Verschiedene Formate wie ASCII oder EBSDI spielen keine Rolle. Beispiele für CI-Daten sind Textverarbeitung (.txt) oder Microsoft Word (.doc)

Bilddateien wie Fotos oder Zeichungen bezeichnet man als „Nicht Codierte Informationen“ (NCI). Zu diesen NCI-Daten gehören auch alle mit einem Scanner erzeugte Dateien. Mit Hilfe einer speziellen OCR-Software können NCI-Daten in CI-Daten umgewandelt werden und in einer gesonderten Datei gespeichert werden. Beispiele für NCI-Daten sind JPEG (.jpg) oder Bitmap (.bmp).

Es gibt allerdings auch Mischformen, also Dateien, die sowohl CI- als auch NCI-Daten enthalten – die Datei-Endung ist nicht immer ein eindeutiges Kriterium. So kann ein PDF-Format beide Datenformen enthalten. Das gleiche gilt für ein Word-Dokument, das nicht nur Text, sondern auch eingefügte Bilddateien enthält.